［摘要］ 2017年11月4-5日，在天津，金諾律師事務(wù)所與上海律谷科技共同發(fā)起了第一期律所運營管理課程，旨在律師事務(wù)所行業(yè)中創(chuàng)建一個集管理者思想、管理者行為、管理者創(chuàng)新,管理者渠道為一體的管理者的互動交流平臺。

鑒于上述，從本期開始，我們將陸續(xù)分享第一期課程的老師講課實錄，敬請關(guān)注。

今天分享的是金諾律師事務(wù)所彭治斌的《掙錢與花錢兩手抓兩手都要硬》

營業(yè)收入指的是我們對外開據(jù)的發(fā)票上扣除稅款后的部分。營業(yè)收入主要又包括了已收款和應(yīng)收款。

已收款,顧名思義就是已經(jīng)收到的款項了，錢收到了大家就能把心放肚里了。那應(yīng)收款呢？它是存有很多未知性的，客戶是否會按時支付？甚至是客戶是否還會支付？這里都是一個未知數(shù)，而且我們開據(jù)出去的發(fā)票已經(jīng)事先墊付了稅款，如果客戶遲遲不付款，那我們有可能面臨著稅費的損失或者是要進行壞賬的處理。說白了就是一句話，開票再多收不回也是白瞎。

只有應(yīng)收款的及時回收才是確定最終收入的關(guān)鍵。而最終收入數(shù)據(jù)會直接影響到財務(wù)的各項核算。因此對應(yīng)收款管理也是應(yīng)該引起重視的一個問題。

說到應(yīng)收款的管理，首先，要從源頭抓起。

那源頭是什么？就是開票！提到發(fā)票，在這里要跟大家多說兩句了。這兩年我們經(jīng)歷不斷的稅制改革，對發(fā)票的要求也比過去更加嚴格了，而發(fā)票也是財務(wù)中非常重要的一部分，因為發(fā)票就是錢，無論是出錯了還是丟失了，那將會有真金白銀的損失！那發(fā)票那么重要，我們律師們甚至合伙人們是否都知道？如果律師給客戶開了發(fā)票放在自己手里一直沒給客戶，等客戶拿到時已經(jīng)過了抵扣期，人家不收了要讓我們重開，這樣我們就等于白白多交了一次稅款。所以對律師普及相關(guān)財務(wù)知識是非常有必要的！

好，現(xiàn)在我們回到剛講的應(yīng)收款從開票時抓起。首先做為財務(wù)方面應(yīng)該對一些常年客戶的付款情況有所掌握，對一些常年客戶應(yīng)都有一定的了解，這樣就可以有重點的盯住某些客戶了。再有就是在開出發(fā)票時做好記錄，日后在進行催收或出現(xiàn)問題時直接去聯(lián)系案件負責人。

在這里總結(jié)了小經(jīng)驗就是看客戶性質(zhì)，國企一般來說基本不會拖欠，但有可能付款時間拖得比較久，而且國企財務(wù)一層一層非常繁瑣，要求也多，因此開出的發(fā)票一定要及時提供給對方，千萬不要壓在手里，因為很多國企要求對應(yīng)開票時間當月下賬。另外就是到年底開票時一定要和對方確認封賬時間，問清對方我們現(xiàn)在開出的發(fā)票是否可用，以免給日后帶來麻煩。

大型外資企業(yè)和國企差不多，也是會受財務(wù)制度限制，付款時間比較久，一般都會有一個請款周期。我們可以根據(jù)以往的付款情況掌握他們的請款周期，如果超過一定時期遲遲未付款的，就要去提醒客戶了，是忘記付款了還是出現(xiàn)什么問題了。而且外企一般都是開的增值稅專用發(fā)票，會涉及一個抵扣問題，我們要考慮對方是否在抵扣期內(nèi)可以付款。好在今年專票的抵扣期已經(jīng)由原先的180天變成360天了，如果客戶在一年內(nèi)都沒能付款那肯定是有問題了。

問題最多的一般是私企，就要像之前說的提前做好記錄，以便日后進行催收。個人案件最好可以提前讓當事人支付全款或部分款項，根據(jù)付款金額開據(jù)發(fā)票，不要提前開據(jù)全額。

接下來就是催收工作。

其實我們第一步的工作做好了，第二步就會簡便很多，因為我們的催收目標已經(jīng)很明確了。我們目前做的是盡可能每天將各部門開票及到賬情況提供給部門，在提供數(shù)據(jù)同時標明當前應(yīng)收款，這樣就會讓部門隨時可以掌握自己的收款情況，也清楚的看到自己還有哪些款是沒有收回來的。

每月在與部門核對收入時，同時發(fā)郵件提醒秘書及部長，注意本部門應(yīng)收款。

然后在每個季度時提醒部門該筆款已經(jīng)三個月未付了，請?zhí)嵝芽蛻暨M行付款，如果客戶有什么問題請及時溝通。

再有就是在抵扣期臨近客戶還沒有付款時，就要引起重視了。這時候我們會將該發(fā)票開票信息及抵扣到期時間以郵件形式發(fā)給秘書及部長，讓主辦律師去聯(lián)系客戶，了解未付款原因，以及發(fā)票使用情況，看客戶方是否已經(jīng)將該發(fā)票進行入賬或抵扣。如果未入賬抵扣，請客戶先將發(fā)票退回，待以后需要時重新開據(jù)。如果客戶方已經(jīng)抵扣了，但這付款上還存在問題或不能準確說出付款時間的，那就請客戶方的財務(wù)進行沖銷申請，以便咱們可以將此發(fā)票進行沖紅處理。從而避免稅款的損失。

說完掙錢我們再來說下花錢?；ㄥX上主要分為兩塊，對內(nèi)花和對外花，我們先來講一個對外花的主要部分，活動組織。

說到組織活動這個問題，真是看似簡單實際復(fù)雜，在組織過程中還要應(yīng)對各類突發(fā)事件，這點在坐的凡是組織過活動的行政人員一定都是深有體會的。隨著一個企業(yè)不斷成長與進步，活動組織也不再是大家湊在一起吃吃喝喝一下的簡單聚會了。而是變得內(nèi)容多樣化，主題化，最重要的還是活動的組織一定要有意義，并且產(chǎn)生好的作用。

在這里想和大家聊一下的是我們所每年例行的大型集體活動組織。就是我們的所慶、旅游、年會。這雖然是三個完全不同的活動，但它們有一個共同點，那就是，都是要突出企業(yè)文化的活動！

我們先來說一下所慶，一個企業(yè)要長遠發(fā)展的必然要求之一就是主動承擔社會責任。讓公益成為一種企業(yè)文化。因此我們會帶員工去泰達新血管醫(yī)院參觀，給那些貧困地區(qū)的先天心臟病患兒捐助手術(shù)費。我們會搞慈善拍賣，拍賣所得全部用于公益事業(yè)。充滿正能量的公益活動大大增強了員工的自豪感，同時促進企業(yè)的凝聚力與向心力。這樣的慶也就變得更加有意義。

另外我們會讓大家自編自導(dǎo)自演一些節(jié)目，不僅給大家一個溝通交流合作的機會，也是給大家一個才能展示的機會，讓我們在歡笑之余更是訝異到原來我們的律師是那么的多才之藝，原來我們專業(yè)的不僅僅是法律業(yè)務(wù)。

旅游活動的意義在于通過這種形式，使員工能勞逸結(jié)合，以更加飽滿的熱情、更好的狀態(tài)投入到今后的工作中。并且通過出游可以增進大家的關(guān)系，不同部門的人相互更加了解了，不熟悉的人也逐漸熟悉了，這對于增強企業(yè)的凝聚力是一個很好的機會，對企業(yè)文化是種有利的豐富，對促進工作也有一種隱形的作用。另外，旅游的組織最重要的一點就是要注重安全，目標地的選取，靠譜的旅行社，全理的行程都是缺一不可的。其次就要考慮吃、住、游的細節(jié)，以及考慮到對工作的合理安排問題。最后就是對突發(fā)的問題要有隨時應(yīng)對的解決方式。

年會也是企業(yè)一年一度的家庭盛會。借此機會讓大家一起分享一年來的收獲與成果，對過去一年的工作做一個總結(jié)，梳理，對未來一年做出展望。而對于員工來說，年會也是個放松的好機會，平日里上班不免要守規(guī)矩，但年會上可以充分展現(xiàn)個性。我們可以設(shè)置不同類型的年會，策劃表演來展示才藝，也可以組織趣味游戲放松身心，還可以觀看表演吃喝笑鬧。總之年會的舉辦是增進企業(yè)與員工的感情和互信的有效途徑，也是一種企業(yè)文化的建設(shè)。

那總結(jié)一下集體活動的組織，主要就是前期先明確目標并制訂方案，后期依照流程逐步進行。無論前期與后期都要多考慮，多計劃，多仔細，事后還要多總結(jié)，總結(jié)出經(jīng)驗以便日后可以做得更好。

講完對內(nèi)花的錢后我們再來說說對外花的錢。對外的花費同樣也是很多的，像包裝推廣、聯(lián)絡(luò)客戶等等的各類花銷等。今天主要講的來自于來訪接待及培訓(xùn)服務(wù)方面。這些來訪者有可能是我們現(xiàn)在或是未來的客戶，也有可能是我們的同行，也有可能是我們的合作伙伴。而無論是對內(nèi)還是對外的培訓(xùn)活動同樣也是對我們自己的一種展示。因此接待是一項不可忽視的重要工作。

在過去我們在這方面并沒有一個規(guī)范化的管理，這樣就會導(dǎo)致，提前預(yù)知的就準備充分些，各方面會考慮得比較周詳，而有些過于倉促的就沒能做好準備，以致有些環(huán)節(jié)會就被忽略。倉促的原因一般是第一次做接待或組織培訓(xùn)的律師自己對接待流程也不是特別清楚，再有就是不同配合接待的服務(wù)人員也會有不同的接待方式。為此我們設(shè)計一個《所內(nèi)接待及培訓(xùn)需求與服務(wù)人員分配表》有了這個表格不僅讓我們的接待有一個規(guī)范性，同時解決了接待細節(jié)明確、服務(wù)人員分工明確的問題。

這個表格能提示那些初次進行接待的律師及合伙人，我們可提供哪些接待服務(wù)，同時也提示該次服務(wù)人員需要在哪個時間點完成哪些工作，從而合理安排好自己的其它工作，這也是對我們工作效率的一種提升。而且當大家都知道這個表格后，也對接待有了一個認知，不會再像從前因為不知道接待都有什么流程，而到了接待當天才告知行政人員，導(dǎo)致準備匆忙，過程混亂，甚至是臨時抓不到可以服務(wù)的人員。

那我們的接待有自己的一套模版了，那怎么才能讓來訪客人體會到我們的用心呢?那就要體現(xiàn)在每一個小細節(jié)上了。資料擺放的整齊度，飲品的切換，茶歇的準備，小禮品的準備等等，我們都是有一定標準與考量的。

這里就拿我們的茶歇來舉個例子，大家都知道茶歇一般就是指水果，點心。那我們在這方面是怎么準備的呢？首先是讓我們看上去專業(yè)，雖然我們不是學(xué)酒店管理或餐飲的，但我們可以自豪的說我們切果盤擺糕點的水平絕對不低于五星級，而且我們會考慮每一次茶歇的情況從而進行不同的提供方式。

例如：培訓(xùn)活動或人員來訪較多的接待，一般會留有專門的茶歇時間，這樣我們就根據(jù)人數(shù)準備好水果切盤和糕點，在旁邊放好小盤和叉子僅客人自助取用。這里果盤準備是色彩豐富種類繁多的，而糕點則是上午以曲奇類的小點為主，下午則會比上午豐富，加入西點類，用天津話來說就是硬客的。為什么呢？只為一般大家早餐與午餐間隔時間較短，所以上午的茶點需求相對少一些。而從午餐到晚餐時間就較長了，中間的加餐自然就要豐盛些。

那來訪客人較少或是來訪時間較短的情況下呢？這種一般不會有專門的茶歇時間，那我們可以準備一些應(yīng)季的整果及小點進行分盤提供。讓來訪者可以一邊交流一邊享用茶歇。

那茶點除了餅干類和蛋糕類我們還會準備其它嗎？那在什么情況下我們還會準備什么呢？那就是對待初次來津的外地客人，我們會準備一些天津特有的小吃，如麻花，栗子，栗羊羹，果仁張，津八件這類的茶點，好讓外地客人來品嘗一下天津的風味小吃。

其實不僅在茶歇上，無論是在資料的擺放還是小禮品的準備等，我們都會有一定的標準與考量。在各種小細節(jié)上體現(xiàn)出我們的用心之處。

今天要分享的內(nèi)容就全部結(jié)束了。其實行政人員的職責就是處理好所內(nèi)各項繁雜的行政事務(wù)，好讓合伙人和律師們可以更好的投入業(yè)務(wù)工作?；蛟S我們只是所內(nèi)不起眼的一員，但也是所里不可缺少的一部分。

我認為做為一名優(yōu)秀的行政人員，我們也不應(yīng)只是局限的去做某一項工作，而是要突破自己，在精通本職工作的同時更要做到樣樣拿手。

因為不會做設(shè)計的財務(wù)不是好行政。